HR Chatbots im Beweberungsprozess und Onboarding

Fachkräftemangel, Flexibilisierung der Arbeitswelt, demographischer Wandel: der Bereich Human Resources steht in den letzten Jahren unter hohem Innovationsdruck. Personalabteilungen reagieren auf die veränderten Anforderungen und setzen zunehmend auf HR Chatbots. Befördert wird der Aufstieg der textbasierten Dialogsysteme vom grundsätzlichen Wandel im Kommunikationsverhalten von Arbeitnehmern und Bewerbern. Vor allem die junge Generation hat keine Berührungsängste mit Chatbots: Einer Studie der Stellenbörse Monster zufolge begrüßen mehr als 60 Prozent der Bewerber aus der Generation Y Chatbots als „digitale Karriereberater“.

HR Chatbots können beim Kontakt zwischen Bewerber und Unternehmen den Recruitern viel Arbeit abnehmen und für die Interessenten ein positives Bewerbungserlebnis schaffen. In der „einfachsten“ Form beantworten Chatbots auf Karriereseiten Fragen des Jobinteressenten über das Unternehmen oder die ausgeschriebene Stelle.

Bei der Stellensuche werden Tablets und Smartphones als Kontaktpunkt immer wichtiger – ein zentrales Argument für die Implementierung der mobilgeräte-freundlichen Chatbots.
Weiterer Pluspunkt: Chatbots sind rund um die Uhr erreichbar. Der Bewerber muss nicht die Bürozeiten der Ansprechpartner für eine telefonische Kontaktaufnahme abwarten, sondern erhält die gewünschten Informationen sofort.

Komplexere HR-Chatbots geben nicht nur Antworten, sondern führen den Bewerber durch ein kurzes Interview. Die gewonnenen Informationen fließen in ein erstes Kandidatenprofil und helfen dem Personaler so, die Bewerber zu strukturieren und zu filtern. Ist ein solcher virtueller Recruiter mit einem Bewerbermanagementsystem verbunden, macht das die gesamte Kandidatenauswahl schneller und effizienter.

Auch im Onboarding können HR Chatbots helfen, neuen Mitarbeitern die erste Zeit im Unternehmen zu erleichtern. Ergänzend zu Onboarding-Events, Organigrammen und Leitfäden beantworten Chatbots die vielen Fragen von Jobeinsteigern interaktiv, intuitiv und 24 Stunden am Tag.

Chatbots im Unternehmen

Angestellte großer Unternehmen verbringen viel Zeit damit, nach internen, unternehmensrelevanten Informationen zu suchen. Wer liefert was? Bis zu welchem Wert darf ich eine Zuwendung annehmen? Wer ist der richtige Ansprechpartner in der Abteilung Marketing?

Oft verbergen sich die Antworten in umfangreichen internen Dokumenten, die Suche nach den relevanten Informationen bindet die Ressourcen der Mitarbeiter. Weniger Frustration für den Arbeitnehmer und mehr Effizienz für den Arbeitgeber versprechen Enterprise Chatbots. Inhaltlich bietet ein Dialogsystem die gleichen Informationen wie die Memos und Leitfäden eines Unternehmens. Niedrigschwellig und effizient macht den Chatbot der intuitive Zugang zu Informationen. Der Anwender formuliert sein Anliegen natürlichsprachlich, ohne sich an eine bestimmte Form halten zu müssen und erhält ein verständliches, praxisnahes Feedback. Solche interaktiven FAQ sind bereits in einigen Konzernen erfolgreich im Einsatz.

Über die Eigenschaft als reines Frage-Antwort-Tool hinaus, können viele interne Abläufe über einen HR Chatbot abgebildet werden. Weitere Use Cases wären etwa Fortbildungen von Mitarbeitern via Dialogsystem, Koordination von Krankmeldungen bzw. Urlaub über einen Messenger oder Feedback und Mitarbeiter-Bewertungen durch einen Chatbot.

Chatbots implementieren

Individuell an eine Firma angepasste Chatbots kommen nicht Out-of-the-box. Die Dialogsysteme basieren auf Techniken des maschinellen Lernens und müssen zunächst spezifisch trainiert werden. So werden dem System die potentiellen Fragen sowie die daraus resultierenden Antworten in einer Trainingsphase eigens eingespeist – ein zeitintensiver Prozess, der sich im Betrieb des HR Chatbots jedoch rentiert.

Die Implementierung eines Chatbots bringt neben den Herausforderungen beim Aufsetzen eine Reihe von weiteren Implikationen mit sich. IT-Sicherheit ist ein wichtiges Thema ebenso wie der Datenschutz. Ein Chatbot sollte in seiner Architektur flexibel auf Wachstum oder Umstrukturierung eines Unternehmens reagieren – auch das muss bedacht werden. Bevor ein HR Chatbot aufgesetzt wird, gilt es also, eine Menge konzeptioneller Arbeit zu leisten und viele Abteilungen einzubeziehen.

Weiterführende Links:

Monster Recruiting Trends 2020 (Monster.de)
Chatbots im HR (digicomp.ch)